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感謝はがきをきっかけに、ビジネスや人脈づくりなどさまざまな場面で、お客さまや周囲の人との幸せな関係を作って欲しい。感謝はがきの提唱者で、その伝道師でもある松本良彦さんが、みなさまのお役に立つホットな話題をお届けします。

2011/09/01

Vol.20

書いた感謝はがきを記録に残して「続けるチカラ」を磨いていこう

みなさん、こんにちは。
感謝はがきのマツモトこと松本良彦です。

突然ですがみなさんは、はがきを出す際にご自身の手元に残すようなことをなさっていますか。 もちろん人様に出すのが目的だし、第一出してしまうと現物は手元に残りませんよね。
実は出したはがきの記録を残しておくことが感謝はがきの取り組みの幅を広げてくれることになるのです。

今月は、感謝はがきを出すにあたって「必ず書いたはがきを記録に残しておきましょう」というテーマでお話したいと思います。

なぜ出したはがきの記録に残すのか

僕は講演の際に必ず「できるだけご自身で出したはがきも記録に残しておいてくださいね」とお話します。

どういうことかというと、まずははがきをいただいた場合はそこに手書きのメッセージがあったり、気に入ったデザインのはがきであったり、懐かしい人からだったりとそのはがきが自分にとって特別なものであればあるほど、それを自然と捨てずに取っておくことになりますよね。

そして何かの拍子にそのはがきをふと見直すことがあると、その時、そのはがきを出してくれた人のこと考え、いただいた時のうれしさを思い出すことがあるでしょう。

このことははがきが受け取ったその時だけの喜びではなく、思いがはがきという「カタチ」となっているからこそ時間が経った後々もその喜びがよみがえってくるものだからだと思います。

では、反対にはがきを出した側とすればどうでしょうか。

はがきそのものが手元に残りませんので、何の記録も残しておかなければ、出した記憶だけが残されることになります。

しかし、記憶というものは時間が経てばどんどん薄れていってしまいますよね。せっかく相手のことを思って、工夫を重ねた感謝はがきを出しても、目の前に「カタチ」がなければいつしかどんなものを出したかあやふやになって思い出すことが難しくなるかもしれません。
それでは何かもったいない気がしませんか?

そこで、出したはがきの記録を残しておくことが大切になります。

そして、いままでどんなデザインのはがきを選んでいたかとか、どんなメッセージを添えていたかなどがわかれば、それを元に、次に書くはがきに工夫を加える際に役に立ちます。

見直し、工夫を重ねることで相手にとってオンリーワンのはがきに

例えばはがき選びの際、デザインに関して前に出したもので喜ばれたり、ほめられたりすると
「前に喜んでくれたから今度も同じトーンの別ではがきで書いてみようかな」
とアイディアを考えたり、はがきを物色したりする時間がより楽しくなります。

僕の場合は出す相手によって記念切手を選ぶことも楽しみのひとつにしていますから、何度かはがきのやりとりのある方に対しては、できるだけ前回貼ったものと違うものを、と考えています。

また以前からオススメしている暑中見舞いと年賀状を連動させたり、毎月の連載はがきのような使い方ですと、同じ方に何度か出すことになります。そうなると当然同じ文言ばかりでなく、出すたびに違ったひと言添えが必要になってくるでしょう。

このように同じ人に出すはがきは過去のはがきを見直し、そこからさらに趣向を凝らすことで、相手にとって「より思いのこもったもの」として相手側にさらに印象づけてもらえる効果が期待できます。

こうして毎回の感謝はがきに工夫を重ねることでますます相手にとって「オンリーワン」の存在として認識されることになるでしょう。

そして、こうした工夫により、相手からの反応が返ってくるようになれば、感謝はがきに対する取り組みも楽しくなります。

感謝はがきの記録は自分の成長の証し

さて、はがきの記録を残していく方法ですが、一番手っ取り早い方法は、はがきを書いたらデジカメや携帯電話のカメラに撮っておく。これだけです。

最近はスマートフォンが普及していますので、その場合はEVERNOTEというアプリがオススメです。日付がファイル名になりますし、フォルダを作って同じ名前の人なら分けて管理することもできますし、PCへの同期(転送)も自動的にしてくれます。

もちろん、少し手間がかかりますが、はがきをスキャナーでスキャンしたり、コピーを取ってファイルに綴じるといった方法でも構いません。なるべく保存に手間がかからず、後で見返しやすい方法を選んでくださいね。

こうした記録は、たまっていけばある種のデータベースにもなりますし、なにより
「出会った方々への感謝の歴史」 といえるものではないでしょうか。

自分自身や会社、お店がそれだけ多くの人やお客様に出会った証しでもある、という仕事や自己の歩みの記録とは言えないでしょうか。

たとえ「亀の歩み」であっても一枚一枚書いてきたことをこうした記録を眺めることによって振り返り、お客様への感謝の思いを見直すことで、仕事や生活のモチベーションにつなげる…ということがあってもいいと思うのです。

これだけ書いてきた。だから大丈夫!これからもがんばって書いていこう!

僕自身も、時折画像ファイルをめくっているうちにそんな風に「自分の書いたはがきたち」に励まされてきました。

このように感謝はがきを記録に残しておくことは、相手に対する工夫を重ねることに役に立つばかりか、自身の歩みを振り返りながら「続けるチカラ」の源になってくれるのです。

今日からでも遅くありません。記録を取っていかれることをオススメいたします。

それではまた、来月。

松本 良彦

PS.このところうれしいことに自分や家族がお世話になったお店さんなどからおはがきをいただくことがチラホラとありました。しかしながら、残念なことにせっかく手書きで書いていても時候の挨拶を文頭にした「定型文」が目立ちます。またあらかじめ印刷された定型文の上にまた手書きの書き添えに定型文を重ねてあることも。それではお客様にはなかなか伝わらないのでは?と思ってしまいます。

せっかくの手書き、せっかくの添え文ですから素直にご自身の気持ちを表すのが一番だと思います。特定の方であればその人のことを考えるのはもちろんですが、不特定多数の場合であれば天気や自社商品以外の話題をできるだけ書けるように、普段から話題のネタを持ってくことが大切になります。この辺はまた機会があればご参考にしていただけることを紹介していこうと思います。

【著書本】
接客のプロが新人のために書いた接客の本(アスカビジネス)

山根暁 (著), 松本良彦 (著), 株式会社空心 (監修)

CSコーディネータ山根暁さんとの共著本です。感謝はがきのエッセンスが満載♪


松本良彦さんプロフィール

1966年生・堺育ち、和歌山在住。 関西大学卒業後、輸入CD・レコード・グッズ販売などの店舗にて販売・接客業務を経験。お客様との強固な人間関係を作ることが売上向上につながることを学ぶ。その後、印刷デザイナーを経て「感謝はがきアドバイザー」として独立。小規模事業のお店や企業を中心に、お礼状を使った「感謝はがきであなたのファンを増やす」販促コーディネートやセミナー講師活動などを行う。 独立後1年間に自ら手書きで出したはがきは1,000枚以上。それがきっかけとなり2009年末、初の著書「接客のプロが新人のために書いた接客の本」(明日香出版社・刊/山根暁氏との共著)を上梓。

ブログ http://ameblo.jp/kanshahagaki/

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